Política De Compliance e Integridade

Apresentação

O presente MANUAL tem como escopo apresentar a metodologia para implementação do Programa de Integridade e Compliance do Cartório 1° Tabelionato de Notas de Gurupi - TO, desenvolvido em conformidade com a normatização interna e externa existente sobre o tema.

A Gestão de Compliance é responsável por monitorar os atos normativos com foco na ética e transparência. O “Compliance” significa literalmente o cumprimento de leis e regras e, com a inserção do mecanismo da Integridade ao seu sistema, seu conceito se expande para alcançar a ÉTICA, estabelecendo uma cultura de se fazer o certo em toda a corporação.

A “Integridade”, por sua vez, é a forma mais efetiva, no ambiente corporativo, para o combate à corrupção, fraudes e demais ilicitudes contra a Administração Pública. Baseia-se em três pilares de sustentação: prevenção, detecção e correção. E, para o seu real funcionamento prático faz-se necessário o envolvimento amplo dos gestores, comunicação, transparência, treinamento para a força de trabalho, canal de denúncia efetivo, processo de apuração e políticas contínuas de boas práticas.

1. Introdução:

Assim sendo, estar em "compliance" é estar em conformidade com leis e regulamentos externos e internos, portanto, manter a Serventia em conformidade significa atender aos normativos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades desenvolvidas, inclusive, a Lei Geral de Proteção de Dados n° 13709/2018, além dos regulamentos internos, principalmente aqueles inerentes ao seu controle interno.

Em conformidade com a Lei n° 12.846/13 - Lei Anticorrupção - o 1° Tabelionato de Notas de Gurupi-TO considera conduta corruptiva prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida tanto no relacionamento interno como com seus públicos de interesse, bem como, utilizar-se de informações confidenciais para obter qualquer tipo de benefício para si ou outrem.

O 1° Tabelionato de Notas de Gurupi-TO, por meio da Política de Compliance e Integridade, incentiva seus colaboradores, fornecedores e clientes a denunciar qualquer conduta ou suspeita de violação da referida Lei e se compromete a investigar, pronta e rigorosamente, essas denúncias. Visando a transparência nas investigações, caso seja necessário, o colaborador poderá ser afastado para que não atrapalhe ou influencie na investigação de denúncia que o envolva.

As denúncias recebidas serão tratadas com sigilo e confidencialidade pelo Tabelião e/ou Gestão do Tabelionato. O tratamento de cada situação reportada será conduzido, diretamente, pelo Tabelião Mateus Pedro Oliveira Martins Rocha. As informações recebidas por ele, terão sigilo do relato e de identidade. O Tabelião encaminhará ao líder pertinente para que este seja responsável por dar continuidade à apuração dos fatos relatados. Caso seu relato seja relacionado diretamente a um líder do Tabelionato, essa pessoa não receberá a denúncia e outro líder ou o próprio Tabelião darão andamento às tratativas.

É de responsabilidade do denunciante incluir informações precisas e verídicas em seu relato. Denúncias falsas configuram crime de calúnia e são consideradas uma grave violação ao Código de Ética do Tabelionato.

O denunciante de boa-fé é protegido contra qualquer tipo de retaliação. Caso você seja alvo de retaliação, insistimos para que você faça nova denúncia em nosso canal de denúncia ou procure, diretamente, pelo Tabelião do 1° Tabelionato de Notas de Gurupi-TO.

2. Canais de Denúncia:

Para denunciar você pode enviar um e-mail diretamente para o Tabelião, Mateus Pedro Oliveira Martins Rocha, utilizando o e-mail: mateuspedrorocha9@gmail.com, ou acessar o formulário digital disponível em: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScsPwEoNgjMlN3r9pYaKRHKiU3RkUSd-94xGUVJ0XvjJEOq4g/viewform podendo fazer um relato anônimo ou se identificar.

Ao se identificar, você será contatado pelo Tabelião, ou demais responsáveis, para esclarecimentos de possíveis dúvidas sobre o relato fornecido. Denúncias em que o Denunciante se identifica são mais ágeis e eficazes, dada a possibilidade de se obter informações adicionais durante a apuração.

É importante que seu relato seja completo e detalhado. Coloque todas as informações que você considera importante para a tratativa da sua denúncia. Lembre-se de incluir detalhes, tais como:

• Descrição da situação
• Nome das pessoas envolvidas:
• Data em que a situação ocorreu;
• Evidências, se existirem.

Além disso, em conformidade com o artigo 137 do Provimento 149/2023, o Tabelionato dispõe, ainda, de um colaborador encarregado pelo tratamento do compliance dentro da Serventia, o qual pode ser contatado diretamente ou de forma eletrônica, via e-mail: patriciacartoriogurupi@gmail.com ou, ainda, pelo canal disponível no site https://cartoriogurupi.com.br/

O monitoramento do cumprimento da Política de Compliance e Integridade, bem como da Política de Segurança da Informação, assim como, das leis que regem os princípios da Serventia, é realizado pelo Tabelião, bem como pelo encarregado de proteção de dados/DPO e por seus líderes. Além disso, todo colaborador é parte fundamental no processo, se responsabilizando em denunciar atitudes suspeitas ou vazamentos por meio dos canais de relacionamentos disponibilizados pela serventia.

3. Análise de Risco de Compliance e Procedimento de Apuração:

O Objetivo do 1° Tabelionato de Notas de Gurupi - TO é estabelecer diretrizes para a prevenção, identificação, análise e tratamento de riscos relacionados a condutas inadequadas no ambiente do Cartório, bem como normatizar o processo de apuração e aplicação de penalidades, garantindo transparência, integridade e conformidade com princípios éticos e legais. Este documento se aplica a todos os colaboradores, prestadores de serviço e parceiros que atuam no Cartório.

O cartório adota metodologia de identificação, avaliação e classificação dos riscos de condutas inadequadas, considerando:

• Probabilidade de ocorrência.
• Impacto no atendimento ao público, na imagem institucional e no cumprimento legal.
• Medidas de mitigação existentes.

• Uso inadequado de informações sigilosas de clientes.
• Recebimento de vantagens indevidas (propina e favores).
• Desvios de recursos ou uso indevido de bens do cartório.
• Assédio moral ou sexual no ambiente de trabalho.
• Falsificação, fraude ou omissão de informações em atos notariais.
• Descumprimento de normas internas e externas (leis, regulamentos, provimentos, código de ética e orientações dos superiores/líderes).

• Baixo: baixo impacto e baixa probabilidade.
• Médio: impacto moderado e probabilidade eventual.
• Alto: impacto grave e/ou probabilidade recorrente.

4. Processo de Apuração de Condutas Inadequadas:

Qualquer colaborador ou usuário pode relatar suspeitas de conduta inadequada por meio de:

• Comunicação verbal direta ao Tabelião.
• Formulário digital. https://forms.gle/6huJ4SxkPdrTAAvR9

• Registro da ocorrência: abertura de protocolo interno.
• Análise preliminar: avaliação da veracidade e relevância do relato.
• Investigação interna: coleta de evidências, entrevistas e análise documental.
• Conclusão: elaboração de relatório com constatações e recomendações.
• Deliberação: decisão final pela Administração do Cartório.

• Sigilo e proteção contra retaliação para quem relatar de boa-fé.
• Imparcialidade e objetividade na apuração.
• Direito de defesa ao colaborador envolvido.

5. Penalidades Possíveis:

Conforme a gravidade da conduta, poderão ser aplicadas:

• Advertência verbal.
• Advertência por escrito.
• Suspensão temporária de funções ou atividades.
• Desligamento do colaborador.
• Comunicação às autoridades competentes, quando cabível.

6. Monitoramento e Revisão:

O presente procedimento será revisado anualmente ou sempre que necessário, de forma a garantir sua eficácia e adequação às normas vigentes.